KI-Automatisierung für reale Geschäftsprozesse

Ein Beispiel für einen automatisierbaren Ablauf

Das folgende Muster steht stellvertretend für viele kaufmännische Prozesse. Es ist ein Beispiel zur Veranschaulichung, kein Bericht über ein bestimmtes Kundenprojekt.

Der Nutzen entsteht nicht dadurch, dass ein Modell Text erzeugt, sondern dadurch, dass Lesen, Zuordnen, Nachschlagen und Vorbereiten entfallen. Der Mensch prüft und entscheidet, statt zu tippen und zu suchen.

Welche Prozesse sich eignen

• Hohe Fallzahl bei gleichartigem Ablauf
• Eingangsdokumente in wechselnden Formaten, aber mit gleicher Aussage
• Viel Nachschlagen in mehreren Systemen
• Klar benennbare Entscheidungsregeln, auch wenn sie heute im Kopf stecken
• Messbarer Aufwand, der sich in Zeit oder Kosten je Vorgang ausdrücken lässt

Weniger geeignet sind Abläufe mit sehr geringer Fallzahl, ungeklärter Zuständigkeit oder rechtlich sensiblen Einzelfallentscheidungen ohne menschliche Prüfung.

Agent oder fester Ablauf

Nicht jede Automatisierung braucht einen Agenten. Ein fest verdrahteter Ablauf ist berechenbarer, günstiger im Betrieb und leichter zu prüfen. Ein Agent lohnt sich erst, wenn die Reihenfolge der Schritte tatsächlich vom Einzelfall abhängt.

In der Regel beginnen wir mit dem festen Ablauf und ergänzen Agentenlogik nur dort, wo sie nachweislich gebraucht wird.

Human-in-the-Loop

An welchen Stellen ein Mensch entscheiden muss, wird vor der Umsetzung festgelegt und nicht später nachgerüstet. Typische Haltepunkte sind Zahlungsauslösungen, Vertragsaussagen, Kundenkommunikation mit Verbindlichkeit und alle Fälle, die das System selbst als unsicher einstuft. Das System schlägt vor, der Mensch verantwortet.

Integration

Die Anbindung erfolgt über vorhandene Schnittstellen Ihrer Systeme, etwa ERP, CRM, DMS, Postfächer, Ticketsysteme oder Datenbanken. Wo keine Schnittstelle existiert, wird geprüft, ob eine sinnvoll ergänzt werden kann. Zugangsdaten liegen ausschließlich serverseitig, niemals im Browser.

Messung

Vor dem Start wird der Ist-Zustand erhoben: Bearbeitungszeit je Vorgang, Fallzahl, Fehler- und Nachbearbeitungsquote. Nach dem Pilot wird dieselbe Messung wiederholt. Erst diese Gegenüberstellung entscheidet über den Rollout.