AI Workflow & Agent Pilot

Ein klar abgegrenzter Geschäftsprozess wird automatisiert und im Echtbetrieb gemessen. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen, der Rest läuft von selbst.

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Das Prinzip

Statt eines allgemeinen Assistenten wird ein konkreter Vorgang automatisiert, der heute Zeit bindet: Eingangsdokumente lesen, zuordnen, Daten übernehmen, in Systemen nachschlagen, prüfen und eine Antwort oder Buchung vorbereiten. Der Mensch entscheidet und gibt frei, statt zu tippen und zu suchen.

Zur Klarstellung: Diese Seite beschreibt den Leistungsumfang des Pakets. Genannte Abläufe sind Beispiele zur Veranschaulichung, keine Berichte über bestimmte Kundenprojekte.

Auswahl des Prozesses

Die Auswahl entscheidet über den Erfolg. Geeignet sind Prozesse mit diesen Merkmalen:

Hohe Fallzahl bei im Kern gleichartigem Ablauf
Eingaben in wechselnden Formaten, aber mit gleicher fachlicher Aussage
Regelmäßiges Nachschlagen in mehreren Systemen
Benennbare Entscheidungsregeln, auch wenn sie bisher nur im Kopf existieren
Ein Aufwand, der sich in Zeit oder Kosten je Vorgang ausdrücken lässt

Falls im Vorgespräch deutlich wird, dass kein solcher Prozess vorliegt, empfehlen wir zunächst den Readiness Sprint.

Leistungsumfang

Phase	Inhalt
Prozessaufnahme	Ist-Ablauf dokumentieren, Varianten und Ausnahmen erfassen, Ist-Kennzahlen erheben
Zielbild	Soll-Ablauf mit festgelegten Haltepunkten für menschliche Entscheidungen
Integration	Anbindung der beteiligten Systeme über vorhandene Schnittstellen, Zugangsdaten ausschließlich serverseitig
Umsetzung	Automatisierung mit festem Ablauf, Agentenlogik nur dort, wo sie nachweislich nötig ist
Qualitätssicherung	Testfälle, Evaluation, Verhalten bei unklaren oder fehlerhaften Eingaben
Pilotbetrieb	Echtbetrieb mit begleitender Messung im Fachbereich
Auswertung	Gegenüberstellung der Kennzahlen vorher und nachher, Empfehlung zum Rollout

Human-in-the-Loop

Die Haltepunkte werden vor der Umsetzung festgelegt. Typisch sind Zahlungsauslösungen, verbindliche Aussagen gegenüber Kunden und alle Fälle, die das System selbst als unsicher einstuft. Diese Fälle gehen in die normale Bearbeitung, statt automatisch entschieden zu werden.

Voraussetzungen

Ein benannter Prozessverantwortlicher aus dem Fachbereich
Technischer Ansprechpartner für die beteiligten Systeme
Zugang zu einer Test- oder Integrationsumgebung
Vorgangsdaten für Tests, bei Bedarf anonymisiert
Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitendenvertretung, sofern vorhanden

Hinweis zur Mitbestimmung: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann mitbestimmungspflichtig sein, insbesondere wenn Systeme Leistungsdaten erfassen können. Diese Frage sollte früh mit Personalabteilung und gegebenenfalls Betriebsrat geklärt werden. Eine rechtliche Beurteilung gehört in die Hand Ihrer zuständigen Stellen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn der Pilot die Erwartungen nicht erfüllt?

Dann liegt eine belastbare Messung vor, die genau das zeigt. Das ist ein legitimes Ergebnis und deutlich günstiger als ein unternehmensweiter Rollout auf unsicherer Grundlage. Die Auswertung benennt auch, woran es lag.

Können wir mehrere Prozesse gleichzeitig automatisieren?

Technisch ja, empfohlen ist es nicht. Ein Pilot mit einem Prozess liefert klarere Zahlen und belastet den Fachbereich weniger. Weitere Prozesse folgen dann deutlich schneller.

Wie greifen Sie auf unsere Systeme zu?

Über die vorhandenen Schnittstellen, mit Zugangsdaten, die ausschließlich serverseitig verwaltet werden. Umfang und Rechte werden auf das fachlich Notwendige begrenzt und vorab schriftlich festgelegt.

Bleibt die Lösung wartbar, wenn Sie nicht mehr beteiligt sind?

Das ist eine ausdrückliche Anforderung. Dokumentation, nachvollziehbarer Aufbau und Übergabe an Ihre IT gehören zum Leistungsumfang.

Automatisierungspotenzial besprechen

Nennen Sie uns einen Prozess mit hoher Fallzahl, der heute viel Zeit bindet. Wir prüfen die Eignung und schätzen Umfang und Aufwand eines Piloten.

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