Secure Knowledge Copilot

Ein interner Assistent, der Fragen zu Ihren eigenen Unterlagen beantwortet, jede Aussage mit einer Quelle belegt und dabei die Berechtigungen Ihrer Systeme respektiert.

Pilot anfragen Technische Details

Das Problem

Mitarbeitende suchen täglich nach Informationen, die im Haus vorhanden sind: die aktuelle Verfahrensanweisung, die Zusage aus einem Angebot, die Lösung eines Falls, der vor zwei Jahren schon einmal auftrat. Gefunden wird sie über Kollegen, Suchfunktionen mit begrenztem Nutzen oder gar nicht. Neue Mitarbeitende trifft das am härtesten.

Die Lösung

Ein Assistent, der auf Ihren freigegebenen Beständen arbeitet. Auf eine Frage sucht er zunächst in den angebundenen Quellen, formuliert die Antwort ausschließlich aus den gefundenen Stellen und verweist auf die verwendeten Dokumente samt Fundstelle. Findet er nichts Belastbares, sagt er das, statt zu raten.

Zur Klarstellung: Die folgenden Angaben beschreiben den Leistungsumfang des Pakets. Es handelt sich um eine Produktbeschreibung, nicht um den Bericht über ein bestimmtes Kundenprojekt.

Leistungsumfang des Piloten

Anbindung von zunächst ein bis drei Wissensquellen, etwa DMS, SharePoint, Wiki oder Dateiablage
Aufbereitung und Indexierung der Bestände inklusive Metadaten zu Quelle, Stand und Zuständigkeit
Übernahme der Berechtigungen aus den Quellsystemen mit Prüfung bei jeder Anfrage
Suchverfahren aus semantischer und schlüsselwortbasierter Suche, damit auch Fachbegriffe treffen
Antworten mit Quellenangabe und Verlinkung auf das Originaldokument
Weboberfläche für die Nutzung, optional Anbindung an eine vorhandene Umgebung
Evaluationsdatensatz mit Fragen aus Ihrem Fachbereich und gemessener Antwortqualität
Protokollierung von Anfragen, Quellen und Modellaufrufen
Dokumentation und Einweisung der Anwender

Kennzahlen im Pilot

Kennzahl	Erhebung
Trefferqualität	Anteil korrekt und belegt beantworteter Fragen aus dem Evaluationsdatensatz
Suchzeit je Anfrage	Vergleich der bisherigen Recherchedauer mit der Zeit bis zur belegten Antwort
Nutzungsgrad	Aktive Nutzer und Anfragen je Woche im Pilotbereich
Ablehnungsquote	Anteil der Fälle, in denen das System korrekt keine Antwort gibt statt zu raten
Betriebskosten	Tatsächliche Kosten je Anfrage als Grundlage für die Rollout-Entscheidung

Betriebsmodell und Datenschutz

Vor Beginn wird festgelegt, wo verarbeitet wird. Je nach Schutzbedarf kommen Betrieb in der EU, Betrieb in Deutschland oder offene Modelle in Ihrer eigenen Umgebung infrage. Die Entscheidung wird gemeinsam mit Ihren Zuständigen für IT-Sicherheit und Datenschutz getroffen und dokumentiert.

Ob eine Architektur den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, hängt vom Einzelfall ab. Diese Bewertung ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.

Was der Pilot sichtbar macht

Häufig deckt ein solcher Assistent auf, dass Dokumente veraltet, widersprüchlich oder unauffindbar abgelegt sind. Das ist zunächst unangenehm und am Ende einer der handfesten Erträge: Sie erhalten eine Liste der Stellen, an denen Ihre Wissensbasis tatsächlich Lücken hat.

Häufige Fragen

Sieht der Assistent alle unsere Dokumente?

Nur die Bestände, die Sie ausdrücklich freigeben. Innerhalb dieser Bestände gelten die Berechtigungen des Quellsystems: Wer ein Dokument nicht öffnen darf, erhält daraus auch keine Antwort.

Was passiert, wenn ein Dokument aktualisiert wird?

Die Bestände werden in einem festgelegten Turnus abgeglichen. Wie häufig das nötig ist, richtet sich nach der Änderungshäufigkeit und wird im Pilot festgelegt.

Können wir mit einem Bereich starten?

Das ist der empfohlene Weg. Ein Pilot in einem Fachbereich mit klar umrissenem Wissensbestand liefert schneller belastbare Zahlen als eine unternehmensweite Einführung.

Was kostet der Betrieb nach dem Pilot?

Das hängt von Nutzungsmenge, Modellwahl und Betriebsmodell ab. Genau deshalb werden die Kosten je Anfrage bereits im Pilot gemessen, damit die Rollout-Entscheidung auf Zahlen beruht und nicht auf Schätzungen.

Pilot anfragen

Beschreiben Sie kurz, welches Wissen heute schwer auffindbar ist und in welchen Systemen es liegt. Wir schätzen Umfang und Aufwand eines Piloten ein.

Pilot besprechen +49 1522 9233185